FICHE MÉTIER · SECRÉTARIAT G1
Comprendre le métier et les fonctions du secrétariat
Le baccalauréat G1 prépare à des fonctions administratives variées : organiser l’information, accueillir les interlocuteurs et contribuer au bon fonctionnement d’un service.
Découvrir les notions clés
01 Les notions essentielles
1.1. Le /la secrétaire
Le/la secrétaire est un/une employé(e) auprès d’un responsable et chargé d’effectuer des tâches administratives.
Il/elle est le collaborateur (trice) d'un directeur général, d'un directeur d'unité ou d'un chef de service.
Interface entre l'entreprise et son environnement, il occupe un poste-clé de relation
et contribue à personnaliser l'image de l'entreprise.
1.2. Le secrétariat
C’est le bureau du ou de la secrétaire. C’est aussi le domaine de connaissance du métier de secrétaire.
1.3. L’assistant(e)
L’assistant(e) est d’abord un/une secrétaire à qui on confie une certaine autonomie,
responsabilité dans l’exécution de ses tâches.
Il/elle peut être amené à prendre des décisions, à donner son avis et à collaborer
de manière étroite avec son responsable ou patron.
02 L’environnement de travail
Le poste de secrétariat s’appuie sur un espace organisé, des outils adaptés et une bonne gestion des documents.
2.1. L’équipement
Un micro-ordinateur, un téléphone, une imprimante, un fax ou télécopieur, un interphone, un scanneur : autant d’outils essentiels pour le bon fonctionnement du secrétariat.
2.2. Le mobilier
Une table (bureau), un fauteuil, une armoire, des chaises de visiteurs : le mobilier contribue au confort et à l’efficacité du travail.
2.3. Les fournitures
Les dossiers ou documents, stylos, crayon, gomme, règle, pot de colle, scotch, paquets de rame, dictionnaire, classeurs sont indispensables au quotidien.
2.4. Les éléments de confort
Un climatiseur, la lumière, la moquette : ces éléments assurent un environnement agréable et propice au travail.
2.5. Les éléments de décoration
Vase fleurie, tableaux d’art, rideaux, aquarium, peinture, plants verts : la décoration personnalise et embellit le lieu de travail.
3. Les tâches de secrétaire
La bureautique, l’accueil des visiteurs, l’appel téléphonique, la gestion de l’agenda du patron, l’organisation des réunions, la rédaction de lettre, note, rapport, compte rendu, procès-verbal, l’organisation de voyage, le traitement de courrier : autant de missions variées et essentielles.
4. Les diplômes
Brevet de Technicien Supérieur (BTS), Assistant de direction, Secrétariat bilingue, trilingue, médical, carrières juridiques et judiciaires, Brevet d’Étude Professionnel (BEP) Secrétariat Bureautique, Brevet de Technicien (BT) Secrétariat Bureautique (SB), BAC G1 : de nombreux diplômes ouvrent la voie à ce métier.
5. Les débouchés
Le titulaire de Baccalauréat série G1 devra avoir une bonne culture générale, des capacités de communication en français et dans au moins une langue étrangère (de préférence l’anglais), de connaissances juridiques et économiques. Il devra être autonome et responsable.
Après cela, il pourra être : Professeur de TAB (Techniques Administrative et Bureautiques), Secrétaire bureautique, Assistant de Direction, Secrétaire médicale, Secrétaire juridique, Secrétaire bilingue, Secrétaire trilingue, etc.
Conclusion
Le titulaire du BAC G1 intervient à différents niveaux de l'entreprise, dans le cadre d'une direction, d'un département, d'un service ou de la conduite d'un projet. Son intervention se situe essentiellement dans les domaines de la communication, de l'organisation et de la gestion administrative au service des différentes fonctions de l'entreprise.
Fonctions et méthodes du secrétariat administratif
Dans une entreprise, la secrétaire administrative, la secrétaire de direction ou l’assistante de direction contribue à l’organisation du travail et apporte un appui à la hiérarchie. Selon son poste et les procédures de l’organisation, elle facilite la circulation de l’information, les relations professionnelles et la coordination entre services. Elle peut aussi assurer le suivi des dossiers, des activités et des échéances.
Tâches quotidiennes et organisation du travail
Les activités peuvent comprendre l’accueil physique et téléphonique, la gestion des appels et des messages, la prise de rendez-vous et la tenue d’un agenda professionnel. La préparation des réunions peut inclure les convocations et ordres du jour, puis la prise de notes et la rédaction d’un compte rendu ou d’un procès-verbal. Le secrétariat peut également traiter le courrier arrivé et départ, enregistrer et transmettre les documents, préparer des dossiers, effectuer des relances, gérer les fournitures et organiser des déplacements professionnels.
Le classement, l’archivage, la planification des tâches et le suivi des échéances aident à gérer les priorités et les urgences. Les méthodes varient selon l’entreprise : il faut appliquer ses procédures, contrôler les documents et protéger les informations confidentielles avec discrétion professionnelle.
Techniques administratives et documents professionnels
Les techniques de secrétariat s’appuient notamment sur l’organisation du travail, la gestion du temps, la prise de notes, les techniques de rédaction, la communication administrative et professionnelle, ainsi que le suivi du circuit du courrier, des documents et des dossiers.
Selon le contexte professionnel, les documents peuvent inclure une lettre administrative, commerciale ou professionnelle, une note de service, une note d’information, un rapport, un compte rendu, un procès-verbal, une convocation, une invitation, un ordre du jour, un bordereau de transmission, un registre du courrier, une fiche de renseignements ou un tableau de suivi. Le suivi commercial peut faire appel à des devis, factures et bons de commande. Un courriel professionnel, un planning et un agenda servent aussi à transmettre et organiser l’information.
Outils bureautiques et compétences
Selon les outils utilisés par l’employeur, le travail peut mobiliser le traitement de texte, un tableur et un logiciel de présentation, par exemple Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint, ainsi qu’une messagerie professionnelle et un agenda numérique. La dactylographie, la mise en page, le publipostage, la gestion électronique des documents, la numérisation et le traitement de fichiers PDF sont des techniques ou usages possibles du métier; cette présentation ne signifie pas que le site propose un cours dédié à chacun de ces outils.
La rigueur administrative, le sens de l’organisation, la capacité rédactionnelle, la communication orale et écrite, la maîtrise de la bureautique, la confidentialité et la discrétion sont des compétences importantes pour exercer des fonctions de secrétariat et se préparer à l’emploi administratif.
Les ressources déjà présentées sur le site comprennent des exercices, des travaux pratiques et des études de cas de secrétariat, ainsi que des contenus de préparation aux évaluations et des conseils pour l’étude de cas. Les intitulés des ressources indiquent les sujets effectivement recensés; les exemples de tâches et de documents ci-dessus décrivent plus largement le métier.
Poser une question sur WhatsApp