📂 Dossier OC – Exploration des Thèmes

C’est la communication via le téléphone dans un cadre professionnel. Objectifs : transmettre des informations claires, créer une image professionnelle, et gérer efficacement les appels entrants et sortants.

Saluer, se présenter, écouter l’appelant, reformuler si nécessaire, rester poli et conclure l’appel correctement.

Noter le nom de l’appelant, le numéro, l’objet du message, la date, l’heure et la personne à contacter. S’assurer que toutes les informations sont lisibles et complètes.

Parler trop vite, interrompre l’appelant, oublier de se présenter, utiliser un langage familier ou mal noter le message.

Rester calme, écouter attentivement, reformuler pour clarifier, ne pas répondre par agressivité et proposer des solutions concrètes.

C’est la conservation des documents sous format numérique pour faciliter leur accès, leur sécurité et leur traçabilité.

Gain de temps, économie d’espace, recherche rapide, protection contre la détérioration et possibilité de sauvegardes multiples.

Sauvegardes régulières, limitation des accès, mots de passe forts, antivirus et chiffrement des données sensibles.

Actif : utilisé fréquemment, semi-actif : peu consulté, inactif : conservé uniquement pour l’historique ou la législation.

Utiliser des dossiers hiérarchisés, nommer clairement les fichiers, appliquer un code ou index pour chaque document et sauvegarder régulièrement.

Réunion organisée sans présence physique, via outils numériques. Utile pour des équipes dispersées géographiquement ou pour économiser le temps de déplacement.

Zoom, Teams, Google Meet, Skype, messagerie instantanée ou téléphone.

Avantages : rapidité, économie, flexibilité. Limites : problèmes techniques, manque d’interaction physique, distractions.

Ponctualité, micro éteint quand on ne parle pas, préparation, partage clair des documents, respect des autres participants.

Noter les décisions, actions à réaliser, responsables, dates limites et points importants discutés.

Ensemble des techniques de paiement électronique. Objectifs : faciliter le paiement, sécuriser les transactions et réduire l’utilisation de l’argent liquide.

Carte bancaire, virement, mobile money, TPE, portefeuille électronique.

Pour protéger les fonds et les données personnelles des clients contre la fraude et les piratages.

Permettre de réaliser les transactions par carte bancaire de manière sécurisée et rapide.

Vérifier la transaction, sécuriser les informations, archiver les preuves de paiement et former le personnel.

Outil permettant d’envoyer et recevoir des messages numériques rapidement. Utilisée pour communiquer efficacement dans l’entreprise.

Objet clair, langage correct, salutations appropriées, signature professionnelle et orthographe correcte.

Rapidité, traçabilité, archivage, communication à distance et facilité de partage de documents.

Pour retrouver rapidement les informations importantes et éviter la perte ou la duplication des données.

Appareil permettant l’envoi et la réception de documents via une ligne téléphonique ou Internet en transformant le document en signal numérique.

Transmettre rapidement des documents officiels, surtout pour les échanges avec administrations ou partenaires qui ne sont pas numériques.

Oui, principalement dans les services administratifs et certaines institutions légales qui exigent le fax.

Avantage : rapidité et sécurité sur certaines lignes ; Inconvénient : technologie moins flexible que l’e-mail ou le scan.

Ensemble d’ordinateurs connectés permettant le partage de données et la communication interne et externe.

Réseau local (LAN), réseau étendu (WAN), intranet et internet.

Communication rapide, partage de fichiers, accès à distance, collaboration efficace entre équipes.

Ils permettent l’échange instantané d’informations, la messagerie interne et le partage de documents.

Technique d’écriture rapide pour prendre des notes précises et efficaces, utile pour les comptes rendus et réunions.

En réunions, lors de prises de notes professionnelles, dans le secrétariat et la gestion documentaire.

Gain de temps, efficacité dans la prise de notes et meilleure organisation de l’information.

Base d’informations organisée et centralisée permettant d’accéder rapidement aux données pour la prise de décision.

Gain de temps, fiabilité des informations, accessibilité et centralisation des données.

Elles fournissent rapidement des informations fiables qui permettent de prendre des décisions éclairées.

Exemple : base de données clients, fournisseurs ou produits.